Jeśli przechowujesz dane osobowe klientów, pracowników lub kontrahentów, a nie masz jasnych procedur opartych o przepisy, ryzykujesz nie tylko chaosem w firmie, ale też narażasz się na kary finansowe po ewentualnej kontroli. To właśnie dlatego warto świadomie zaplanować obieg dokumentów. W tym celu skorzystaj z usług firm specjalizujących się w digitalizacji i przechowywaniu akt, a także niszczeniu dysków. Zapraszamy do lektury. Podpowiemy Ci, na co trzeba zwracać uwagę i gdzie szukać sprawdzonych ekspertów od archiwizacji.
Spis treści
Co o przechowywaniu dokumentów w firmie mówią przepisy?
Przepisy zobowiązują każdą firmę do właściwego przechowywania dokumentów i przetwarzania zawartych w nich informacji w zgodzie z zasadami bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały lokalny biznes, czy zarządzasz obszernymi bazami danych klientów, kontrahentów i pracowników, musisz stosować się do naprawdę długiej listy norm.
Poznaj przepisy, które są ważne dla Twojej firmy z Trójmiasta
Najważniejsze obowiązki przedsiębiorców reguluje Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także Ustawa o ochronie informacji niejawnych. Oczywiście nie sposób pominąć Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, a więc RODO. W przypadku prowadzenia firmowego archiwum należy podążać za ważnymi standardami archiwizacji dokumentów. Przykładowo przechowywanie dokumentów w Gdyni wymaga uwzględnienia norm:
ISO 27001: dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji.
ISO 9001: dotyczy systemów zarządzania jakością świadczonych usług.
A może weryfikacja systemu obiegu dokumentów z pomocą specjalistów?
Jeśli potrzebujesz pomocy przy archiwizacji dokumentów w Twojej firmie, skorzystaj z kompleksowych usług profesjonalistów takich jak Rhenus Office Systems Poland. To doświadczony partner na rynku trójmiejskim, oferujący szeroki zakres działań oraz zastosowanie nowoczesnych technologii.
Rhenus Office Systems Poland jest cenioną firmą w branży archiwizacji, która już od 2001 roku świadczy usługi klientom na terenie całej Polski. Korzystając z jej wsparcia, nie tylko zadbasz o należytą staranność w zakresie ochrony danych, ale obniżysz koszty związane z przechowywaniem akt.
Usługa https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/gdynia/ to gwarancja bezpieczeństwa dla wszystkich dokumentów Twojej firmy. Przenieś archiwa firmowe do kontrolowanych warunków: z zabezpieczeniem dostępu, ewidencją pudel i teczek oraz jasnymi zasadami udostępniania akt na Twoje żądanie. Możesz połączyć to z digitalizacją dokumentów, czyli przekształcaniem fizycznych papierów w pliki elektroniczne.
Pamiętaj o terminowym niszczeniu dysków i dokumentów
Dbanie o archiwa firmowe w zgodzie z przepisami to nie tylko właściwe przechowywanie akt czy wspomniana ich digitalizacja. Musisz przestrzegać także przepisów związanych z utylizacją dokumentów. Ważna jest norma ISO 21964, która dotyczy wszystkich rodzajów nośników danych, również dysków twardych.
Ich fizyczne niszczenie nie należy do zadań łatwych, dlatego warto korzystać z usługi https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/gdynia/ firmy Rhenus Office Systems Poland.
Prowadzisz firmę w Trójmieście i chcesz zadbać o przechowywanie dokumentów zgodnie z prawem? Postaw na współpracę ze specjalistycznymi podmiotami z branży archiwizacji. Kompleksową ofertę dla każdego oferuje Rhenus Office Systems Poland. Zyskaj spokój, czas i oszczędność pieniędzy.